Cara Membuat mail merge

Mail merge membantu kita untuk membuat sebuah dokumen (misalnya surat) yang isinya sama untuk penerima yang berbeda secara cepat dan mudah. Fitur ini sangat membantu terutama bila penerimanya sangat banyak. Mail merge juga dapat digunakan untuk membuat sertifikat, label, dan amplop.Buat dokumen terlebih dahulu (bisa berupa surat, blangko formulir, atau dokumen yang lain cara membuat mail merge adalah sbb:

Klik ribbon Mailings kemudian klik Start Mail Merge, pilih Step by Step Mail Merge Wizard
Akan muncul panel Mail Merge disebelah kanan jendela Word anda.
Pada Select document type pilih Letters kemudian klik Next pada bagian bawah untuk melanjutkan.
Pilih Use the current document kemudian klik Next
Pada pilihan select recipients, jika anda belum membuat daftarnya pilih saja Type a new list kemudian klik Create.
Akan muncul jendela New Address list. Untuk memudahkan pekerjaan kita nantinya sebaiknya kolom yang ada dihapus kemudian dibuat kolom isian yang baru sesuai dengan yang dibutuhkan.

Klik Customize columns
Pilih filed name kemudian klik tombol delete, sampai semua nama kolom terhapus.
Untuk membuat field name baru klik Add kemudian beri nama sesuai dengan kebutuhan (seperti Nama, Alamat, dsb)
Tambahkan beberapa filed sesuai dengan kebutuhan anda.
Jika dirasa sudah cukup klik OK
Muncul jendela New address list. Masukkan data-data yang dibutuhkan sampai selesai, kemudian klik OK
Untuk menghapus entry klik pada entry yang mau dihapus kemudian klik delete. Untuk menambah entry baru klik pada new entry.
Simpan pada folder dimana tempat dokumen tersimpan kemudian klik Save.
muncul daftar list yang sudah siap untuk dimasukkan. Untuk memasukkan semua beri tanda centang pada kotak yang ada, atau bisa anda pilih sendiri sesuai kebutuhan daftar yang ada dengan menghilangkan tanda centang pada list tersebut.

Klik Next : Write your letter untuk melajutkan
Sampai disini kita akan memasukkan daftar field yang telah kita buat tadi untuk dimasukkan pada dokumen. Arahkan kursor pada tempat filed diletakkan.
Pada pilihan write your letter, pilih More item
Pada jendela yang muncul pilih nama filed sesuai dengan dokumen kemudian klik insert
Ulangi langkah diatas sampai data diisi dengan field yang sesuai. Sehingga tampilannya akan seperti dibawah ini.
kemudian klik Next untuk melihat hasil merge data. Klik tanda panah kekanan atau kekiri pada preview your letters untuk melihat hasil.
Jika ada yang masih salah datanya bisa diubah datanya pada edit recipient list. Jika sudah cukup klik Next untuk complete the merger.
Terdapat dua pada pilihan complete merger yaitu Print dan Edit individual letters. Jika anda pilih merger print, maka data merger akan langsung dicetak melalui printer. Jika dipilih Edit individual letters maka data akan ditampilkan pada beberapa halaman langsung di Ms Word. Silahkan pilih sesuai kebutuhan.